MEMBUAT LAPORAN KEUANGAN DENGAN MICROSOFT ACCESS #1-15

Baca Juga

Microsoft Access adalah Program berbasis data komputer, bisa digunakan untuk keperluan-keperluan tertentu baik keperluan perkantoran ataupun perorangan. Funsi Microsoft acces dapat membantu anda menyimpan database, membuat aplikasi perkantoran termasuk membuat aplikasi akuntansi. 

Pada prinsipnya Akuntansi adalah proses pencatatan, pengikhtisaran dan pengelompokan transaksi keuangan sehingga menjadi sebuah informasi atau laporan keuangan perusahan pada suatu periode tertentu. sedangkan Microsoft Access ini merupakan sekumpulan database yang terdiri dari Tabel, Query, Form, Report, Pages, Macro dan Module yang disimpan dalam satu file ber-ekstensi .mdb (Microsoft Office Acces Database). 

Salah satu cara mengotomatiskan proses akuntansi yang cukup panjang adalah dengan memanfaatkan fitur-fitur yangada dalam Microsoft Access yaitu mengkorelasikan antara tabel, query, form dan report untuk menghasilkan laporan keuangan yang prosesnya lebih praktis daripada pencatatan manual.

Tutorial membuat Laporan Keuangan menggunakan Microsoft Access memerlukan proses yangcukup panjang oleh karena itu saya akan membuat nya per bagian atau per Posting agar dapat disajikan secara lengkap dan terperinci dan ini adalah bagia 1. Tetapi disini saya hanya akan memberikan dasar dasar dan contoh contoh sederhana saja. Bagi anda yang tertarik silahkan anda mengikuti secara seksama tetapi bagi anda yang sudah senior atau mahir anda bisa memberikan saran saran kepada saya melalui email atau komentar di bawah. Adapun contoh Laporan Keuangan menggunakan Microsoft Access penampakannya seperti gambar di bawah ini. 

pertama untuk membuat laporan keuangan dengan microsoft access adalah:

MEMBUAT DATABASE

Buka Aplikasi MS Access pilih blank database. Pada bagian sebelah kanan layar beri nama file misal nama perusahaan saya adalah PT. SEGER BUGER maka saya beri nama database saya dengan nama "Aplikasi Akuntansi PT. Seger buger" kemudian create (jangan lupa rubah direktori tempat penyimpanan datanya agar mudah mencari data yg sudah dibuat)

 MEMBUAT TABEL

Untuk membuat laporan keuangan menggunakan Microsoft Access saya membutuhkan 4 buah tabel yaitu:

• Tabel Account List
• Tabel Index
• Tabel keterangan transaksi
• Tabel transaksi keuangan

dibawah ini adalah langkah demi langkah (step by step) cara membuat tabelnya

Membuat Tabel Account List

Telah kita ketahui bersama bahwa akuntansi tidak terlpeas dari nomor-nomor akun, akun dalam akuntasi ini digunakan untuk mengelompokan transaksi kedalam jenisnya masing-masing. Begitu juga dengan tabel ini, didalamnya berisi daftar akun-akun yangakan digunakan untuk mengelompokan transaksi keuangan, tabel ini juga disebut tabel Rujukan/Acuan. Berikut ini adalah langkah-langkah membuat tabel rujukan atau tabel acuan, kita beri nama Tabel Account List. 

• Untuk pertama kali ketika kita sudah meng-klik tombol Create Database dalam Microsoft Access maka secara otomatis terbuka sebuah tabel bernama "Table1" dan kita tinggal melanjutkan saja langkah selanjutnya yaitu merubah nama "Table1" dengan cara klik kanan di Tab Table1 kemudian pilih "Design View" lalu akan muncul kotak dialog "Save As" "Table Name;" simpan dengan nama "Account List" dan klik OK.
• Selanjutnya buatlah struktur tabel account list seperti berikut ini

Field Name	Data Type	Description	Field Size	Keterangan
Account Number	Text	Kosongkan	6	Primary Key
Account Name	Text	Kosongkan	50	-

• Setelah selsai selanjutnya klik View (gambar tabel letaknya disebelah kiri atas tepat dibawah tombol File) lalu akan muncul kotak dialog dengan tulisan "You must first save the table. Do you want to savev the table now?" klik Yes
• Setelah itu akan terbuka tabel kosong dengan 2 kolom. Isilah table tersebut seperti keterangan dibawah ini:

Account Number	Account Name
1-111	Kas
1-112	Piutang
1-113	Stok Barang
1-211	Peralatan
1-212	Tamah dan Bangunan
2-111	Hutang Usaha
3-111	Modal
3-211	Prive
4-111	Pendapatan
5-111	Beban Gaji
5-311	Beban Operasional Lain-lain

Setelah itu klik save, dengan begitu tabel Account List sudah selsai kita buat selanjutnya adalah membuat:

Tabel Index

Tabel ini digunakan untuk mengelompokan penggunaan kas, tujuannya adalah mempermudah dalam penyusunan Laporan Arus Kas atau Cash Flow. Bagi anda yang belum mengetahui Ketentuan penyusunan Arus Kas berikut ini saya bahas secara ringkas. Arus kas pada prinsipnya di bagi menjadi 3 golongan:

1.  Arus kas dari aktivitas operasi/Operating activities (kelompok index 1)

Semua transaksi yg berkaitan dengan laba rugi dikelompokan kedalam kelompok ini, termasuk Kas dari aktivitas operasional adalah Penerimaan kas dari penjualan barang atau jasa, Penerimaan Kas dari pelanggan, Penerimaan kas dari bunga Pembayaran atas barang / jasa yangakan dijual, Pembayaran hutang dan bunga, Pembayaran pajak, Pembayaran gaji karyawan

2. Arus kas dari aktvitas investasi / investing activities (kelompok index 2)

Termasuk kedalam kelompok no. 2 ini adalah Penerimaan kas dari penjualan aktiva tetap, Penerimaan kas dari penjualan investasi jangka panjang misalnya penjualan saham atau obligasi, Penerimaan kas dari hasil investasi jangka panjang misalnya deviden, bunga obligasi. Pengeluaran kas untuk pembelian aktiva tetap, Pengeluaran kas untuk investasi jangka panjang misalnya pembelian saham atau obligasi

3. Arus kas dari aktivitas pendanaan/Financing activities (kelompok index 3)

Termasuk dalam kelompok No. 3 adalah segala aktivitas kas yg mempengaruhi posisi modal dan pinjaman jangka panjang perusahaan seperti : Penerimaan kas dari pinjaman, Pengeluaran kas untuk membayar pinjaman, Pembayaran deviden 

Itulah penjelasan singkat tentang ketentuan penyusunan Laporan Arus Kas menurut PSAK No. 1 Tahun 2002. Sedangkan tabel index strukturnya adalah seperti tabel di bawah ini:

Field Name	Data Type	Description	Field Size	Keterangan
Index	Text	Kosongkan	6	Primary Key
Keterangan Index	Text	Kosongkan	50	-

Setelah menentukan struktur tabelnya selanjutnya adalah membuat  membuat tabel index dan langkah langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Pilih tab "Create" lalu klik "Table" Lalu akan terbuka tab baru yaitu tab "Fields" dengan "Table1" 
2. Klik kanan di tab Table1 dan pilih "Design Views"
3. Selanjutnya akan terbuka kotak dialog "Save as" "Table Name" lalu isikan dengan nama Index
4. Lalu buatlah struktur tabel Index seperti pada tabel diatas
5. Setelah membuat struktur tabel tabel kemudian klik table view untuk mengisi tabel index dan isikan seperti tabel dibawah ini

Index	Keterangan Index
0	-
1	Arus Kas Dari Aktivitas Operasi
2	Arus Kas Dari Aktivitas Investasi
3	Arus Kas Dari Aktivitas Pendanaan

Maka tabel index sudah selsai kita buat dan selanjutnya adalah membuat tabel transaksi keuangan dan tabel deskripsi transaksi namu untuk kedua tabel tersebut akan saya bahas di posting selanjutnya.
untuk lebih jelasnya tentang materi yg ada di posting ini berikut adalah video tutorialnya: