Membuat Tabel Deskripsi Transaksi
Tabel Deskripsi Transaksi bertujuan untuk menggambarkan kejadian transaksi seperti No Transaksi, Tanggal kapan dibuatnya transaksi, dan keterangan penggunaan transaksi.
Seperti yang sudah saya sampaikan di posting sebelumnya bahwa untuk membuat laporan keuangan dengan menggunakan Microsoft Access saya membutuhkan 4 buah tabel, dan ini adalah tabel ke 3 yaitu tabel deskripsi transaksi
Struktur Tabel Deskripsi Transaksi adalah sebagaiberikut:
setelah menentukan struktur tabelnya maka selanjutnya adalah membuat tabel Deskripsi Transaksi caranya sebagai berikut:
setelah menentukan struktur tabel Transaksi Keuangan seperti tabel diatas maka selanjutnya adalah membuat tabel Transaksi keuangan, cara membuat tabelnya sama seperti membuat tabel deskripsi transaksi anda tinggal ikuti saja langkah langkahnya hanya di tabel ini terdapat data type lookup wizard yaitu pada Field name Account Number dan Index.
Lookup Wizard digunakan untuk membuat sebuah relasi antar tabel, dalam hal ini kita akan mengambil data dari tabel lain.
Perhatikan cara membuat Lookup Wizard berikut ini
Membuat Lookup Wizard Account Number
Seperti yang sudah saya sampaikan di posting sebelumnya bahwa untuk membuat laporan keuangan dengan menggunakan Microsoft Access saya membutuhkan 4 buah tabel, dan ini adalah tabel ke 3 yaitu tabel deskripsi transaksi
Struktur Tabel Deskripsi Transaksi adalah sebagaiberikut:
| Field Name | Data Type | Description | Field Size | Keterangan |
|---|---|---|---|---|
| Nomor Transaksi | Text | Kosongkan | 255 | Primary Key |
| Tanggal | Date/Time | Kosongkan | - | - |
| Keterangan Transaksi | Text | - | 255 | - |
- Pilih tab "Create" lalu klok "Table" Lalu akan terbuka tab baru yaitu tab "Fields" dengan "Table1"
- Klik kanan di tab Table1 dan pilih "Design Views"
- Selanjutnya akan terbuka kotak dialog "Save as" "Table Name" lalu isikan dengan nama Deskripsi Transaksi
- Lalu buatlah struktur tabel Index seperti gambar langkah 4 dibawah lalu klik "View" lalu klik yes
- Setelah itu klik "View" dan akan muncul kotak dialog "you must first save the table" klik "Yes" dan biarkan tabel itu kosong.
dengan menyelesaikan langkah diatas maka tabel deskripsi transaksi sudah selesai kita buat dan berikutnya kita tinggal membuat tabel transaksi keuangan
Membuat Tabel Transaksi Keuangan
Perlu di perhatikan secara serius untuk pembuatan table ke 4 ini karena table ini mempunyai hubungan dengan ke-3 tabel yang sudah kita buat sebelumnya dan juga struktur table yang agak berbeda dari table-tabel sebelumnya. Tabel transaksi keuangan ini berfungsi untuk menampung transaksi keuangan yang akan kita input nantinya
struktur tabelnya sbb:
| Field Name | Data Type | Description | Keterangan |
|---|---|---|---|
| ID Jurnal | Auto Number | - | Primary Key |
| No TRX | Text | - | - |
| Account Number | Lookup Wizard | - | - |
| Index | Lookup Wizard | - | - |
| Debet | Curency | - | - |
| Kredit | Curency | - | - |
Lookup Wizard digunakan untuk membuat sebuah relasi antar tabel, dalam hal ini kita akan mengambil data dari tabel lain.
Perhatikan cara membuat Lookup Wizard berikut ini
Membuat Lookup Wizard Account Number
- Pada kolom data type Account Number klik dropdown dan pilihlah Lookup Wizard
- lalu akan muncul kotak dialog Lookup Wizard. anda akan diminta memilih antara "I want the lookup field to get the values from another table or query" dan "I will type in the values that I want". dalam kasus ini pilihlah "I want the lookup field to get the values from another table or query" lalu klik "next"
- lalu akan muncul kotak dialog dimana anda akan diminta memilih dari tabel mana anda mengambil data untuk di korelasikan. untuk kasus ini pilihlah table "account list" lalu pilih "Next".
- Pilihlah field yang terdapat pada kolom available field. dalam contoh ini kita akan memilih semua field maka klik simbol ">>"
- Setelah semua data yang terdapat pada kolom available field berpindah ke Selected Field lalu klik "Next"
- Langsung saja pilih "Next" lalu akan muncul kotak dialog berikutnya
- Hilangkan tanda centang di kotak "Hide Key Column" sehingga terbuka kolom Account Number lalu klik Next
- Pilih Account Number lalu klik next
- Lalu Klik Next
- Lalu akan muncul kotak dialog dimana anda diminta untuk menyimpan perubahan terlebih dahulu, klik saja yes
- Lookup Wizard Account Number selsai
Pada dasarnya langkah untuk membuat Lookup Wizard index sama seperti membuat lookup wizard Account number. Sekarang tugas anda adalah mencoba membuat Lookup Wizard Index.
Dengan demikian selsailah tahap awal membuat Aplikasi Akuntansi Access, yaitu kita sudah selsai membuat tabel tabel yang dibutuhkan. tahap selanjutnya adalah merelasikan ke-4 tabel yang sudah kita buat sebelumnya (Tabel Account List, Tabel Index, Tabel keterangan transaksi, dan Tabel transaksi keuangan) sehingga tabel-tabel tersebut mempunyai hubungan satu sama lain. selamat mencoba dan semoga berhasil dan sampai jumpa di posting selanjutnya Membuat relasi antar tabel dalam Microsoft access.
Update:
Untuk mempermudah ada dalam memahami materi di atas berikut ini saya sertakan video tutorialnya
Update:
Untuk mempermudah ada dalam memahami materi di atas berikut ini saya sertakan video tutorialnya
EmoticonEmoticon