Membuat Purchasing Order Dengan Microsoft Access 2016

Seperti yang kamu lihat di Judulnya, pada postingan kali ini saya akan berbagi tutorial tentang bagaimana caranya membuat Purchasing Order sederhana dengan menggunakan microsoft access dan perlu saya sampaikan terlebih dahulu bahwa purhasing order yang saya buat disini hanyalah aplikasi purchasing order sederhana, lebih menitik beratkan kepada basic tutorial microsoft access akan tetapi tidak menutup kemungkinan ini bisa diaplikasikan atau bisa dipakai dalam dunia perkantoran, tentu saja dengan sedikit sentuhan dan modivikasi dari tangan seorang ahli seperti kamu.. Iya kamu.. :)

Sebelum berlanjut ke teknis cara membuat purchasing order saya akan sedikit basa basi dulu tentang pengertian purchasing order. Pada intinya Purchasing Order adalah sebuah dokumen tertulis dari sipembeli yang ditujukan kepada si penjual atau supplier agar supplier bisa memenuhi kebutuhan barang yang diminta sesuai dengan yang tertera dalam surat order tersebut tentunya dengan harga yang sudah disepakati oleh kedua belah pihak.

Setiap perusahaan memiliki format purchasing order masing masing tetapi dari semua format tersebut, yang terpenting adalah dokumen purchasing order tersebut harus bisa menggambarkan kebutuhan perusahaan dan dapat dipahami oleh supplier sehingga perusahaan tersebut mendapatkan barang yang benar benar sesuai dengan kebutuhan.

Ada banyak aplikasi dan cara untuk membuat purchasing order, baik itu dari aplikasi-aplikasi akuntansi yang memang didalamnya sudah terintegrasi dengan purchasing order sampai mengetik secara manual melalalui microsoft word atau microsoft excel, tetapi aplikasi purchasing order yang akan saya buat disini adalah menggunakan microsoft access. Kenapa menggunakan microsoft access? pertama karena saya lebih suka microsoft access hehehe dan dalam microsoft access kita bisa membuat form interaktif tetap serta otomatis bisa menampilkan dan menyimpan data sehingga tidak perlu tindakan manual.

Baiklah langsung saja kita bahas teknis membuat Purchasing order dengan menggunakan microsoft access. Seperti saya sebutkan diatas bahwa Aplikasi Purchasing Order ini sangat sederhana karena hanya terdiri dari beberapa tabel dan beberapa form saja.

Untuk membuat puchasing order menggunakan microsoft access pertama tama tentu kita harus membuka microsoft access nya dulu dan buat blank database lalu simpan databasenya di direktori komputer masing masing. Setelah itu langkah berikutnya adalah:

Membuat Tabel Database
Ada 5 (lima) buat tabel database yang dibutuhkan untuk membuat purchasing order yaitu:

Tabel Data Barang
Tabel Data Supplier
Tabel Data Approval
Tabel Keterangan PO
Tabel PO

Meskipun tabelnya terlihat banyak tetapi sebetulnya isi dari tabel tabel tersebut sangat sederhana dan mudah, dan nama nama tabel diatas boleh diganti dengan nama yang sesuai dengan keinginan kamu masing masing.

1. Membuat Tabel Data Barang
Tabel data barang akan digunakan untuk menampung data item barang. tabel ini sangat sederhana sekali karena hanya terdiri dari kolom Kode barang dan Nama Barang. Struktur tabel databasenya sbb:

Field Name	Data Type	Description	Keterangan
Kode Barang	Short Text	-	Primary Key
Nama Barang	Short Text	-	-

Setelah membuat struktur tabelnya lalu isi tabel tersebut dengan kode dan nama barang, contohnya seperti tabel dibawah ini

Kode Barang	Nama Barang
A1	Charger
A2	Flashdisk
A3	Mouse
A4	Hardisk
A5	Keyboard

Kode barang dan nama barang diatas hanyalah sekedar contoh dari saya untuk mempermudah menggambarkan tabel barang.

2.Membuat Tabel Supplier

Tabel Supplier digunakan untuk menampung nama nama supplier sehingga akan mempermudah dalam proses pengisian purchasing order, tabel supplier terdiri dari Kode Supplier, Nama Supplier, Alamat, dan No Telpon struktur tabelnya sebagai berikut:

Field Name	Data Type	Description	Keterangan
Kode Supplier	Short Text	-	Primary Key
Nama Supplier	Short Text	-	-
Alamat	Short Text	-	-
No Telpon	Short Text	-	-

Setelah struktur tabelnya dibuat kemudian isi tabel data dengan nama nama supplier yang kamu miliki contohnya seperti ini:

Kode Supplier	Nama Supplier	Alamat	No Telpon
SP1	PT. Sinar	Jakarta	021-123456
SP2	PT. Terang	Cirebon	022-234567
SP3	PT. Benderang	Bandung	0231-12345

itu adalah contoh nama nama supplier fiktif khayalan saya, sesuaikan dengan data supplier yang kamu miliki, jika kamu tidak punya, kamu bisa berkhayal seperti saya :)

3. Membuat Tabel Data Approval

Tabel data Approval merupakan tabel optional artinya boleh dibuat boleh tidak tapi saya ingin menggunakannya. tabel ini berisi nama orang yang akan menandatangai surat purchasing order, struktur tabelnya sebagai berikut:

Field Name	Data Type	Description	Keterangan
NIP	Short Text	-	Primary Key
Nama Pegawai	Short Text	-	-
Jabatan	Short Text	-	-

silahkan kamu isi NIP nya dengan No Induk pegawai yang berwenang kemudian Nana Pegawai dengan nama pegawai yang akan menandatangani surat purchasing order dan Jabatan dengan Jabatan orang tersebut

4. Membuat Tabel Keterangan PO
Struktur tabel keterangan PO sebagai berikut:

Field Name	Data Type	Description	Keterangan
No PO	Short Text	-	Primary Key
Tanggal PO	Short Date	-	format tanggal dd/mm/yyyy
TOP	Short Text	-	-
Nama Supplier	Lookup Wizar	-	Ambil datanya dari tabel data supplier
Potongan	Currency	-	-
Catatan	Long Text	-	-
Approval	Lookup Wizard	-	Ambil datanya dari tabel data Approval

5 Membuat Tabel PO Barang
Struktur tabel PO Barang sebagai berikut:

Field Name	Data Type	Description	Keterangan
No PO	Short Text	-	hapus Primary Key
No	Number	-	-
Nama Barang	Lookup Wizar	-	Ambil datanya dari tabel barang
QTY	Number	-	-
Sat	Lookup Wizard	-	buat data Unit, Pcs, dsb
Harga	Currency	-	-
Jumlah	Calculated	-	QTY*Harga

Untuk tabel keterangan PO (No. 4) dan tabel PO Barang (No. 5) biarkan kosong karena kedua tabel ini nanti akan kita gabungkan sehingga menjadi form Purchasing order yang bisa menginput, menyimpan dan mencetak data Purchasing Order.

Saya rasa artikel atau tutorial cara membuat purchasing order menggunakan microsoft access ini jika saya teruskan menulisnya akan sangat panjang sekali, oleh karena itu sebagai gantinya saya buatkan video tutorialnya dibawah ini, silahkan disimak dan perhatikan dengan baik supaya tidak gagal faham, jika perlu kamu download vidonya silahkan saja tetapi saya minta lihat dulu secara online sampai habis baru setelah itu kamu download dan jangan lupa untuk SUBSCRIBE, like dan share

dan bagi kamu yang bersikap "ah gw mau tau hasil jadinya aja!" saya juga sudah menyediakan source untuk di download, link download-nya bisa kamu dapatkan di deskripsi video bagian bawah video itu di channel youtube.